Como otimizar reuniões


09/01/2022



Presenciais ou virtuais, as reuniões são uma das atividades que já estão incorporadas  ao  dia a dia de muitos profissionais. Com a obrigatoriedade do distanciamento social e a limitação de encontros presenciais, as reuniões on-line ganharam cada vez mais espaço em nossas agendas.

No último ano, o Zoom, plataforma de videoconferência, bateu recorde de 300 milhões de usuários. Já o Google Meet teve um aumento de 275% em sua utilização desde janeiro deste ano. Como reflexo dessa alta, vieram também problemas de saúde mental. Prova disso é a origem do termo “Zoom Fatigue”. A “fadiga de zoom”, em português, significa o cansaço mental de quem participa de videoconferências em excesso, o que tem sido relatado por diversos profissionais e acabou virando tema de pesquisa da Associação Brasileira de Psiquiatria. 

Para evitar eventuais estresses, otimizar nosso tempo e realizar reuniões produtivas, é importante planejar e filtrar os assuntos a serem tratados durante os encontros – sejam eles presenciais ou remotos. 

Veja a seguir algumas dicas de como tornar as reuniões mais produtivas.
Boa leitura! 
 


Poderia ser um e-mail?
Quem nunca terminou uma reunião com a seguinte frase: “Poderia ter sido um e-mail”?
Essa situação muitas vezes ocorre devido a uma falta de planejamento, pois, em alguns casos, os assuntos tratados podem ser resolvidos por e-mail ou sem a presença de todos os convocados. Mas vale frisar que nem sempre mensagens escritas podem ser eficazes. É importante avaliar. 

Olho no olho é essencial
Apesar da praticidade do e-mail e dos encontros on-line, psicólogos  apontam que nosso instinto primitivo e sociável do olho no olho é importante. Quando fazemos contato visual, mexemos com várias áreas cerebrais, em um sistema que integra cognição, emoção e ação, além de estimular nossa atenção, concentração e memória. 
O tom da voz, a linguagem corporal e a interação social são aspectos importantes para tornar uma reunião agradável e proveitosa. São esses aspectos que valorizamos aqui na Exto em nossas reuniões presenciais com o time, proporcionando a troca mútua entre ambos os departamentos.  

Reunião não é uma vilã! 
A sala de reunião, muitas vezes, é tida como um ambiente tenso, mas é neste espaço que podem florescer valiosas ideias, e, apesar da formalidade, aproveite para quebrar o gelo. Reuniões são momentos de interação com as pessoas que   fazem parte da sua rotina de trabalho.  Esses encontros em equipe são muito importantes e podem ser uma excelente forma de resolver questões, discutir um assunto com diferentes visões, planejar e tomar decisões. No caso de assuntos complexos e que possam gerar dubiedade de informações, é essencial reunir o time. 

Reunião X apresentação
Antes de convidar a equipe para um encontro, é necessário estabelecer um objetivo. Quando falamos em reunião, a ideia é que as pessoas discutam determinados assuntos em busca de um consenso. Já a apresentação é a exposição de uma temática para um grupo de pessoas, a fim de que todas tomem conhecimento acerca de determinado assunto – podendo haver interação ou não, dependendo do interlocutor.



+ Boas práticas na reunião! 


 Antes 
- Prepare-se e certifique-se de que você tem todas as informações que possam ser necessárias para discutir os assuntos;
- Dê preferência à utilização de recursos audiovisuais para exibir os materiais preparados (televisão, slides, projetor, notebooks, etc). A neurociência explica que recursos visuais ajudam o cérebro na captação das mensagens;
- Se for utilizar recursos audiovisuais, realize um teste antes da reunião.

Durante 
- Siga os itens da pauta para que seja possível discutir todos os assuntos, evitando de tratar de temas que fujam da pauta;
- Tente trazer objetividade para sua fala, exponha os assuntos e argumentos de forma concisa;
- Caso queira falar, é possível erguer a mão e sinalizar que você deseja falar na sequência;
- Evite o uso de celulares para não dispersar a sua atenção;
- Registre a reunião em uma ata e envie aos envolvidos; assim, todos estarão alinhados com as mesmas informações.


Depois 
- Leia a ata da reunião e atente-se aos prazos definidos em conjunto;
- Sempre que combinado em reunião, dê o feedback das providências aos participantes envolvidos.

Reuniões on-line
- Certifique-se de que a sua conexão da internet esteja funcionando bem;
- Procure um ambiente silencioso para participar de um encontro on-line;
- Não é obrigatório participar da reunião com a câmera ligada  – às vezes, só o áudio já é suficiente (mas, mesmo sendo a distância, como já mencionamos, nada como o olho no olho para conversar).
 
Aproveite as dicas e boas reuniões! 

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